domingo, 20 de julio de 2008

EJECUCION DE PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

INTRODUCCION

Hablamos de una realización de actividades, en las diferentes áreas funcionales de un a organización con el fin de elevar su calidad en los procesos y posteriormente elevé su nivel competitivo.Para ello es importante entender el significado de la administración y como debe ser su aplicación.

comencemos por entender que la administración tiene en común:

  • proceso
  • objetivos
  • recursos
  • trabajo en equipo
  • por otro lado es saber:
  • que se puede hacer
  • que se va hacer
  • con que se va hacer
  • como lograr que se haga
  • como saber cuando se ha realizado

de aquí a una sencilla deducción; la administración siempre ha sido y seguirá siendo una ciencia y un arte.

sábado, 19 de julio de 2008

MODELOS GERENCIALES

PLANEACION ESTARTEGICA
1950 - PETER DRUCKER

Es una herramienta de la gerencia estratégica la cual consiste en la búsqueda de una o mas ventajas competitivas de la organización, de formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo, crear todo un conjunto de ventajas direccionadas en la misión y objetivos de la organización.

Su principal utilidad radica en la capacidad empresarial para organizar y formalizar los procesos de tal manera de que los dueños o directivos de una organización estén obligados a estudiar sus negocios frente al mercado a partir de la cual se definen planes de acción teniendo en cuenta el logro de objetivos empresariales


Se implementa una vez analizada la situación actual existen herramientas de análisis como matrices de dirección, software de simulación, análisis y comparación con el fin de revisar, direccionar estratégicamente la emprsa.
BENCHAMARKING
Es un proceso sistemático, estructurado, organizado y continuo, que sirve para evaluar, comparar y medir, diagnosticar las mejores prácticas comerciales de productos o servicios, procesos de trabajo, los cuales se pueden convertir en una competencia más.

Para su aplicación es necesario identificar las áreas de la empresa o sector en problemas, posteriormente identificar la s organizaciones líderes en esas áreas, luego estudiar las mejores practicas de las organizaciones y posteriormente se implementan las mejores prácticas y se repite el proceso.
De otra forma es tomar un punto deexcelencia demostrada en todas sus prácticas y actividades.
OUTSOURCING

Básicamente se trata de una modalidad, según la cual determinadas referencia para compararnos con la competencia que se considera líder en el mercado por su organizaciones, grupos o personas ajenas a la compañía son contratadas para hacerse cargo de "parte del negocio" o de un servicio puntual dentro de ella. La compañía delega la gerencia y la operación de uno de sus procesos o servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.

Transfiere así los riesgos a un tercero que pueda dar garantías de experiencia y seriedad en el área. En cierto sentido este prestador pasa a ser parte de la empresa, pero sin incorporarse formalmente.

La metodología del Outsourcing es parte de la toma de decisiones gerenciales, la misma incluye los pasos de todo proceso administrativo de evaluación, planeación y ejecución, ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas áreas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organización.

CALIDAD TOTAL: satisfacción al cliente.

KAIZEN: PHVA mejoramiento continuo-como individuo- organización.

JUSTO A TIEMPO: operación sin desperdicio

DESARROLLO A ESCALA HUMANAS: satisfacción a las necesidades humanas

EMPOWERMENT: empoderamiento- autonomía en la toma de decisiones

REIGENIERIA: volver a comenzar

SERVUCCION: producción de servicios, satisface necesidades de la gente y de la empresa ISO9004-2.

PROSPECTIVA: futuro probable a partir del presente con los estados del pasado tenidos en cuenta. El futuro es la razón de ser de la empresa

GESTIÓN LOGÍSTICA: Recurso, tiempo y proceso (precio-satisfacción al cliente) eficiencia.

RESTRICCIONES: enfrentar y eliminar problemas (causa- efecto).

HOSHIN- KANRI: auto controlar metas.

MODELO VARIABLE: descentralización de unidades productivas- autonomía.

CONOCIMIENTO: idea sin profundidad.

viernes, 18 de julio de 2008

TEORIAS ADMINISTRATIVAS

Es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio da la administración en general sin preocuparse de distinguir si su aplicaciones lleva a acabo en las organizaciones ya sean lucrativas o no.

Hace énfasis en cinco variables:
  • Tareas
  • Ambiente
  • Tecnología
  • Estructura
Su desarrolla se remonta a la filosofía, la iglesia, la revolución industrial, los economistas liberales, la industria, y los empresarios teniendo en cuenta que su origen yace de la organización militar y que surgió en países como Grecia, Egipto, china, roma, Alemania y Austria, siendo estudiada por dos grande filósofos como lo fueron Sócrates y platón. Mas adelante en el siglo XVIII surge la maquina de vapor y en el siglo IXX se concibe una nueva forma de trabajo, estos dos últimos aspectos serian importantes para la administración.


TEORÍA CIENTÍFICA
FREDIRICK WISLAW TAYLOR

(1856-1915)

Esta teoría se baso en la experimentación del rendimiento para elevar los índices de productividad (eficiencia) en las organizaciones. Hacia énfasis en la tareas: (observar- medir) y en la racionalización del trabajo (monofacético).

Sus principios más resaltantes fueron:

  • Organización del trabajo
  • Selección y entrenamiento del trabajador
  • Cooperación y remuneración por rendimiento individual
  • Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeacion del trabajo

TEORÍA CLÁSICA:
HENRY FAROL
(1841-1925)

Esta teoría tiene seis funciones principales:

  • Técnicas
  • Comerciales
  • Financieras
  • Seguridad
  • Controles
  • Administrativas: (PHVA)
  • Sus principios hacen énfasis en
  • División del trabajo, Unidad de dirección, Jerarquía,
  • Unidad de mando, iniciativa, Autoridad y responsables ,
  • Internes generales , Orden, Centralización,
  • Espíritu de equipo , Disciplina, Remuneración del personal
  • Equidad, Estabilidad en los cargos , Manual de funciones,

TEORIA DE LAS RELACIONS HUMANAS
ELTON MAYO
(1924)

Se baso en un estudio llamado el hawthorne Este estudio se hizo con el fin de comprobar la productividad según el grado de iluminación (iluminación- productividad)
También jugaron un papel muy importante las ideas filosóficas (conocimiento, experiencia, reacción en el entorno) y las reacciones como grupo junto con las relaciones no fisicas.


TEORIA DE LOS SISTEMAS (TS)
KARL LOUDWING VON

Esta teoría se enfatizaba en lo que conocemos como:

Entrada, proceso, salida

Funcionaba de dos formas:

  • sistemas cerrados (relaciones en el interior de la organización)
  • sistema abierto (relaciones con el medio) es decir con proveedores, clientes y competencia

Su constitución se basaba en sistema físico o concreto (tangible) y lo abstracto (intangibles) ideas o relaciones

Funcionaba dentro de los siguientes parámetros:

  • Entradas (input)
  • Salida (output)
  • Proceso (throughput)
  • Retroalimentación (feed back)
  • Ambiente (environment)

TEORÍA COMPORTAMENTAL O BEHAVORISTA
MASLOW

Se enfoca en las necesidades fisiológicas: seguridad, sociales, estima y autorrealización:

Un personaje importante fue herberbg, el cual considera dos clases de factores:

  • Factores extrínsecos: que va dirigido hacia las condiciones de trabajo (ambiente)

  • Factores intrínsecos que se enfoca en la motivación, satisfacción del trabajo (emprsa)

TEORIA DE LA CONTINGENCIA:
(PAUL R. LAWERENCE- JAY W. LURSCH)

También es conocida como la teoría situacional y la cual provoca una relación de si…. Entonces.

Existen unas variables que son

Ambiente antigüedad tecnología

  • Tamaño
  • Poder
  • Cultura
  • Propiedad

Los principios variables son:

Tecnología –ambiente—organización—estructura organizacional--antigüedad

TEORÍA DE LA BUROCRACIA
MAXIMILIAN WEBER

Es la organización eficiente por excelencia, la organización llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la sociedad y, por extensión, de las empresas. La organización burocrática esta diseñada científicamente para funcionar

Weber sugiere que el modelo de la burocracia debe estructurarse sobre la base de las siguientes características

  • Carácter legal de las normas y de los reglamentos.
  • Carácter formal de las comunicaciones.
  • Racionalidad en la división del trabajo.
  • Impersonalidad en las relaciones de trabajo.
  • Jerarquía bien establecida de la autoridad.
  • Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guías y manuales.
  • Competencia técnica y meritocrática.
  • Especialización de la administración y de los administradores, como una clase separada y
  • diferenciada de la propiedad (los accionistas).
  • Profesionalización de los participantes.
  • Completa previsibilidad del funcionamiento.

LAS TEORÍAS X y Y
DOUGLAS McGREGOR


Las teorías X y Y, dos maneras excluyentes de percibir el comportamiento humano adoptadas por los gerentes para motivar a los empleados y obtener una alta productividad

Teoría x

Al ser humano medio no le gusta trabajar y evitará a toda costa hacerlo, lo cual da pie a la segundad

El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan.

La gente necesita que la fuercen, controlen, amenacen con castigos para que se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa;

Teoría Y

Los directivos de la Teoría Y consideran que sus subordinados encuentran en su empleo una fuente de satisfacción y que se esforzarán siempre por lograr los mejores resultados para la organización, siendo así, las empresas deben liberar las aptitudes de sus trabajadores en favor de dichos resultados.

Los trabajadores se comprometen con los objetivos empresariales en la medida que se les recompense por sus logros, la mejor recompensa es la satisfacción del ego y puede ser originada por el esfuerzo hecho para conseguir los objetivos de la organización.

La mayoría de las personas poseen un alto grado de imaginación, creatividad e ingenio que permitirá dar solución a los problemas de la organización

jueves, 17 de julio de 2008

PRINCIPIOS Y TIPOS DE PLANEACION

PRINCIPIO DE PRECISION: Que se a concisa, lo mas preciso posible con el fin de alxcanzar los objetivos propuestos por la organización.

Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente total o parcialmente ineficientes. Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan detallados como sea conveniente

PRINCIPIO FLEXIBLE: adaptarse a los cambios del entorno tenemos el que un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir

PRINCIPIO DE UNIDAD: los procesos van de la mano (objetivos, cambios…)

Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
TIPOS DE PLANEACION

PLANEACION ESTRTATEGICA: Está proyectada a largo plazo, por lo menos en termino de sus efectos y consecuencias.

Está orientada hacia las relacione entre la empresa y su ambiente de tarea y, en consecuencia, esta sujeta a la incertidumbre de los acontecimientos ambientales.

Incluye la empresa como totalidad y abarca todos sus recursos, capacidad y potencialidad de la empresa.

PLANEACION TACTICA: La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr su institución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado. Su plan es un documento que identifica los resultados específicos que necesita lograr dentro de un tiempo corto y establecido; incluye las acciones y los recursos específicos que necesita para lograr estos resultados.

PLANEACION OPERATIVA: mecanismo para el cumplimiento de los objetivos de una empresa, conjunto actividades más detalladas con el fin de agilizar procesos.

Se orienta hacia la optimización y maximización de los resultados, mientras que la planeación táctica se orienta hacia resultados satisfactorios.

La planeación operacional se preocupa básicamente por el "qué hacer" y por el "cómo hacer". Se refiere de manera específica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional

  • Objetivo
  • Acciones estratégicas
  • Indicadores
  • Metas= %
  • Resultados

PLAN DE CONTINGENCIA: Son los procedimientos específicos pre-establecidos en coordinación de alerta preestablecidas y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para el cual se tiene escenarios establecidos, es decir adelantarse a los hechos.
Factores a tener en cuenta en el diseño de un plan de contingencia.

DENSIDAD DE OCUPACIÓN DE LA EDIFICACIÓN: es reconocer las alertas en caso de emergencia (señalización o vías de evacuación)

CARACTERÍSTICAS DE LOS OCUPANTES: quienes forman parte de la organización

ASISTENCIA DE PERSONAS AJENAS: las personas deben conocer las instalaciones

CONDICIONES DE ILUMINACIÓN: evitar tropiezos y accidentes por parte de esta


miércoles, 16 de julio de 2008

AMBIENTE LABORAL

En el ambiente laboral el trabajador además de realizar su actividad, se relaciona no solo con cada uno de los integrantes de la organización sino con todas las herramientas y equipos que influyen sobre sus funciones, es decir que cada uno de ellos tiene diferentes percepciones sobre su puesto de trabajo y de la empresa en general.

  • factores de influencia:
  • motivacion de la empresa
  • motivacion en el trabajo
  • motivacion economica
  • ambiente laboral (relaciones)
  • ambiente de trabajo (condiciones de trabajo)

otros factores:

  • posibilidades de promocion
  • atencion a las sugerencias
  • estabilidad
  • posibilidad de aprendizaje y formacion
  • implicacion del empleado en la empresa
  • horario de trabajo
  • comunicacion vertical y horizontal

martes, 15 de julio de 2008

MANUAL DE FUNCIONES

El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

Consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.

Puede conceptuarse al Manual como un cuerpo sistemático que indica las funciones y actividades a ser cumplidas por los miembros de la Organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya sea, conjunta o separadamente.

Específicamente, el Manual de Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.

El propósito fundamental de este manual es el de instruir a los miembros que la componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud y complicación innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros

Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa.

Determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo.

lunes, 14 de julio de 2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente, ademas evita la duplicidad de actividades, aumenta la eficiencia de los empleados y auxilian la iduccion o adiestarmiento del personal.